「マルチタスクが苦手でできない…」作業を同時進行する7つのアイデア

 

マルチタスクをこなしたいけど無理…うまくできない…

やることが多いとどうしたらいいかわからなくてパニックに…。複数のことを効率よく計画立てて進めたいけれどうまくできない…。マルチタスクが求められる場面は多いものの、実際にはうまくできずに悩んでいる人は数多くいます。

今回の記事では、マルチタスクに必要な能力やマルチタスクが苦手な人の特徴について詳しく解説します。作業を同時進行させるためのアイデアについてもご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

マルチタスクに必要な能力とは？

マルチタスクは、複数のことを同時に進めていく能力のことを指します。そんなマルチタスクには、業務の優先順位を判断する力が欠かせません。さらに、優先順位を判断した後に最適なスケジュールを立てる力も求められます。

さらに、やるべきことが複数あるときに、すべてを完璧にこなそうとしないことが大切です。必要な完成度を判断してすべての業務を完了できるようにする能力も、マルチタスクに必要な力だと考えられています。

マルチタスクが苦手な人の特徴

マルチタスクが苦手な人には、共通した特徴が見られます。自分がマルチタスクが苦手である理由がわかれば、改善策を考えるときのヒントとなるでしょう。まずは、マルチタスクが苦手な人が持つ特徴について解説します。

一つの作業に集中したい

マルチタスクが苦手な人は、一つの作業に集中しやすい傾向があります。一つの仕事に対するこだわりが強く、自分が納得いくまで取り組むために、他の作業が進んでいないというケースがよく見られます。

仕事にこだわりを持つのは素晴らしいことですが、柔軟性に欠けるとマルチタスクをこなせません。こだわりが強い職人気質の人には、マルチタスクが苦手な人が多い傾向があります。

作業の優先順位を決められない

作業の優先順位を判断することは、マルチタスクに欠かせません。複数の業務を抱えたときに「どこから手をつけていいかわからない…」とパニックになってしまう人は、マルチタスクが苦手です。

納期が近い仕事を同時進行で進めたり、突然振られた仕事をスケジュールに組み込んだりするためには、業務の優先順位を決めながら進める必要があります。優先順位を決めることが、マルチタスクをこなす上での大前提となります。

完璧主義でミスをしたくない

マルチタスクが苦手なのは、完璧主義であることが原因となっている場合があります。ミスを必要以上に恐れているケースも。

仕事は、どこまでやっても「もっと完成度を上げられるのでは？」と思えるものですよね。責任感を持って良い仕事をしようとすることは大切ですが、それでマルチタスクをこなせずに周囲に迷惑をかけてしまっては本末転倒です。

マルチタスクをこなすためには、仕事に対してある程度の線引きをして、切り上げる判断力も必要になります。

スケジュール管理が苦手

複数の業務の優先順位を決めた後には、それを踏まえてスケジュールを管理しなければなりません。優先順位の判断ができても実際のスケジュールに落とし込めなければ、やはりマルチタスクをこなせません。

「自分は優先順位を判断しているつもりなのに、マルチタスクが苦手なのはどうして…」と感じている場合は、スケジュールの管理の方法に問題があることが考えられます。

作業を同時進行させる7つのアイデア

マルチタスクが苦手だと感じていたとしても、実際に働いているとそれでは困ってしまいますよね。仕事のやり方を見直すことで、マルチタスクへの苦手意識は克服することが可能です。

最後に、作業を同時進行するためのアイデアについてご紹介します。毎日続けることで習慣づけて、マルチタスクが苦手な自分から脱却しましょう。

現状のタスクをリストアップする

マルチタスクが苦手だと思うのは、実際に自分が抱えている業務をすべて把握できていないからかもしれません。まずは、あなたが抱えている業務について、すべてリストアップするようにしてみてください。

頭の中ですべて管理しようとするのは難しく、ますます混乱してしまいます。しっかり書き出すことで業務の見落とし防止にもつながります。

緊急度や重要度で優先順位を決める

タスクをリストアップしたら、次は優先順位を決めていきます。タスクを重要度と緊急性で分類することによって、優先順位をつけやすくなります。

最優先するべきは「重要度も緊急性も高いタスク」、そして後まわしにするのは「重要度も緊急性も低いタスク」です。ここまではそれほど判断が難しくないかと思います。

優先順位をつけるときに判断に迷うのが「重要度が高いけれど緊急性は低いタスク」と「重要度は低いけれど緊急性が高いタスク」ですよね。2つの優先順位で迷ったら、緊急性の高いものを優先しましょう。

マルチタスクを時間内にこなすためには、とにかく急いで完了する必要があるタスクから終わらせることが大切です。

タスクを細分化する

リストにしたタスクは、さらに細分化してから管理するのがおすすめです。大まかなリストアップで柔軟に対応したほうが効率よく作業を進められる人もいますが、もともとマルチタスクが苦手な人にはざっくりとしたタスク管理は向きません。

細かく洗い出すのは時間がかかってもったいないように感じるかもしれませんが、その都度立ち止まって考えるよりも効率的で時間を短縮できます。慣れた際には、細分化したタスクをリストアップするスピードも上がります。

関連するタスクはまとめて進める

すべてのタスクを細かく洗い出したら、関連するものをまとめましょう。関連するタスクはまとめて取り組んだほうが効率的です。

まったく異なる種類の業務を何度も行き来すると、そのたびに頭を切り替える必要があるため、集中力が途切れてしまいます。特にマルチタスクが苦手な人には一つの仕事に集中するのが得意である人が多いので、関連するタスクをまとめて行うほうが性格にもあっているでしょう。

タスクごとに時間を設定する

タスクをリストアップして、さらに細分化し、関連するものをまとめた後は、それぞれにかける目標時間を設定します。目標時間を設定しておくことで、時間内は指定されたタスクだけに集中できるようになります。

最初の頃は自分がどれくらいの時間をかけて作業をこなせるのかがわからず、目標と実際にかかる時間にズレが生じることもあるはずです。設定と振り返りを続けるうちに、自分が業務にかけている時間を把握できるようになり、マルチタスクのためのスケジュール管理がやりやすくなります。

タスク管理ツールを活用する

マルチタスクのためのスケジュール管理が苦手な人にとって、タスク管理ツールは心強いアイテムです。自分でまとめようとすると、情報があちらこちらに散ってしまいがちですよね。

業務の締め切りとあわせて、自分で決めたスケジュールをすべて管理ツールに入力しておけば一目で状況を把握できます。無料で使えるツールも多くあるので、ぜひ試してみてください。

習慣化できるように、一週間毎日続けてみる

ここまでマルチタスクを行うためのアイデアについてご紹介しましたが、「やはり大変そうだ…」と思われるかもしれません。しかし習慣化してしまえば、優先順位を決めたりスケジュールを立てたりする過程も素早く行えるようになります。どの作業も、慣れれば大きな労力はかかりません。

まずは1週間、試してみてください。毎日続けることで、マルチタスクが苦手な自分から脱却できるでしょう。

マルチタスクは習慣化が重要！業務を効率化して、たくさん休憩しよう！

マルチタスクが得意か苦手かは、マルチタスクのこなし方を知っているか知らないかの違いに過ぎません。ポイントをおさえて作業を進めていけば、マルチタスクをこなすことは誰にとってもそれほど難しいことではないのです。

ぜひ、マルチタスクを習慣化して、効率よく仕事を進めてください。これまでの業務を効率よく進められるようになれば、新しいことに挑戦したり休憩を長くとってリフレッシュしたりする時間を増やせます。